El CupriMural
(Marzo - Abril 2003)

Haz magia con el tiempo

Si eres de aquellos que sueñan con que el día tenga 25 horas (porque parece imposible terminar con todas las tareas), esta nota es para ti. Descubre cómo organizarte para que el día no se te quede chico

Consejos para controlar el tiempo.

Una de las mejores maneras de hacer más en menos tiempo es crear una lista de actividades que se hará durante el día, dividirlas en actividades realizables, trabajarlas y completarlas. Debemos evitar que los problemas de hoy se conviertan en pesadillas en el futuro.

Si cuidamos los minutos, los años se cuidarán solos, dijo Benjamin Franklin. "Muchas llamadas que hacer, muchos clientes que atender, muchas cosas para hacer. ¿Cómo hago para terminar todo? Si solo tuviera más tiempo...". Nunca habrá suficiente tiempo disponible. Unas de las primeras reglas que aprendí como gerente de proyectos es que siempre habrá más cosas que hacer que las horas disponibles para hacerlas. Pero, mas aún, si nos dieran más tiempo para hacer todas nuestras tareas, siempre encontraremos cosas pendientes por hacer. Es la regla, tenemos más trabajo con menos tiempo y recursos para realizarlo.

Hay una forma de romper este círculo vicioso. Tenemos que gestionar el tiempo, simplemente hacer lo mismo que hacemos cuando gestionamos un proyecto, gestionemos nuestro tiempo con la misma disciplina y compromiso. En los siguientes párrafos comparto sugerencias útiles para ayudarnos a gestionar de una manera mejor nuestro tiempo.

¿Sabes lo que quieres hacer? Esta es una pregunta de sentido común que muchas veces es ignorada: Nada será realizado si no se sabe qué es lo que se tiene que hacer. Una de las mejores formas de organizar el trabajo es usando listas de tareas, en una agenda de papel, una agenda digital o un software especializado y dividirlas en tres partes

• La gran figura. Nos ayuda a tener una foto de todos los proyectos que se manejan en un intervalo de tiempo determinado, puede ser un mes a un año.

• Pasos por seguir. Descomponer todas las labores que se tiene que hacer en un proyecto en tareas gestionables y realizables. Aquí solo se deben de incluir las tareas que son realizadas por nosotros mismos y que no dependen de otros.

• Lista de espera. Nos ayuda a realizar un seguimiento de los temas que tienen que ser resueltos por terceras personas, normalmente incluyen tareas que han sido delegadas.

Utilizar las herramientas de la lista no es suficiente para llevar una buena gestión del tiempo. Es importante categorizar y dar prioridad a todas las actividades, colocándole tiempos estimados de inicio y término de cada tarea. Esto nos ayudará a determinar qué hacemos primero.

Todas las mañanas, antes de empezar con el día de trabajo, tomémonos cinco minutos en revisar la lista y decidamos qué actividades realizaremos durante el día. Hay un límite en el número de actividades pendientes para no sobrecargar el día. Dos a tres tareas importantes por día es un buen objetivo por alcanzar. El resto del día se puede dedicar a tareas menos importantes y esto le dará un descanso a la mente.